Mijn vorige blogpost heeft in een deel van onze organisatie wat los gemaakt. Op één afdeling worden nu concrete stappen gezet in de richting van het nieuwe werken (HNW). Op die afdeling werd mijn blogpost ook aandachtig gelezen. Tegelijkertijd verscheen in het universeitsblad van Wageningen UR, Resource, een artikel. Hierin worden de eerste ervaringen beschreven van onze andere collega’s van het Facilitair Bedrijf. Zij betrokken in december een nieuw gebouw waarin de werkplekken zijn ingericht volgens HNW.
Ook kreeg ik op mijn vorige blogpost een reactie van een collega, tevens lid van het managementteam in de bibliotheek waar ik werk. Ze stuurde mij volgende reactie: “Leuk artikel! Ook leuk om wat meer te lezen over de werkzaamheden van een collega. Je richt je hier vooral op thuiswerken als invulling van HNW. Heb je ook al nagedacht over flexplekken? Het lijkt er toch op dat onze werkgever dat een belangrijk aspect vindt van HNW.”
Graag wil ik door middel van een extra blogpost in gaan op haar vraag.
De realiteit van HNW in onze organisatie is dat we wel naar ons werk blijven komen, maar dat gebouw op een andere manier in gaan delen. Het Facilitair Bedrijf van onze organisatie heeft enkele maanden een gebouw geopend waarin flexplekken zitten. Persoonlijk vind ik dat wel wat beperkt. Niet alleen uit eigenbelang, maar ook omdat er op het gebied van mobiliteit en duurzaamheid nog heel veel te winnen valt in een groene organisatie als de onze. In deze blogpost ga ik daar niet verder op in. Ik richt me nu op de realiteit, zoals die bij ons is.
Ervaringen
Hoe zijn de ervaringen van onze andere collega’s van het Facilitair Bedrijf? Over het algemeen wordt ervaren dat het prettig is om meer en beter contact te hebben met collega’s van andere afdelingen. Dat zou voor de bibliotheek zeer goed zijn. Het interessante van flexplekken is dat ik een plek naast of bij een collega van documentatie kan of moet zoeken (met hen werk ik veel samen). Ook hier komt een stukje cultuur om de hoek kijken, want dat zijn we in onze organisatie niet zo gewend. Misschien is het juist daarom wel een goed idee.
In het andere gebouw zijn er ook nog plekken om te wii-en. Ik ben dol op wii-en, maar moet wel, net als veel van mijn collega’s wennen aan het idee. “Niet wii-en, maar werken” is de eerste gedachte die in mij opkomt. Maar ik laat mij dolgraag van het tegendeel overtuigen. Ik kan me er wel wat bij voorstellen als er een productiedipje aan dreigt te komen om 14.00 uur. Misschien dat ik daarvoor in ruil dan die theepauze van 15.00 uur over sla.
Zoals ik in mijn eerdere blogpost al aangaf: ik kan mijn werk heel makkelijk op pakken en op een willekeurige andere plek in het gebouw gaan zitten. Dat kan nu al. Wel is het zo dat ik in mijn functie veel uren op één en dezelfde plek door zal brengen. Ik zal behoefte blijven hebben aan een plek met computer of een dockingstation voor de laptop. Als ik de ervaringen van de collega’s in het andere gebouw goed lees, dan is het wel raadzaam om direct bij die laptopwerkplekken beeldschermen te installeren.
Op één ding hoop ik wel. HNW wordt bij ons vooral langs de lijn van werkplekken ingevuld. Af en toe hoor je wel eens verhalen dat mensen extra vroeg op kantoor zijn om te zorgen dat ze maar vooral de gewenste werkplek kunnen vinden. Op twee dagen in de week ben ik pas om 9.15 uur op het werk. Dat leverde tot nu toe nooit problemen op met het vinden van een werkplek. Ik hoop dat dat zo blijft. In het andere gebouw waren de plekken om 8.30 uur vaak al bezet.
Mijn eigen behoeften
Ik moet regelmatig overleggen over mijn werkstroom en hoe we dingen netjes en goed terugvindbaar opslaan in ons e-depot. Als mijn collega’s en ik gewoon op kantoor zijn is dat geen enkel probleem: ik loop even naar ze toe. Als mijn collega’s ook aan HNW gaan doen en niet altijd op locatie zijn dan wordt een telefoon weer belangrijker.
Wat is er nodig?
Concreet:
- Overlegplekken
- Belplekken
Er zijn geen rustige bel- en overlegplekken op dit moment in ons gebouw en dat is op maan- en dinsdagen een probleem. - Laptop
- Eenvoudige mobiele telefoon.
- Een plek waar ik waardevolle spullen of persoonlijke zaken afgesloten op kan bergen (kluisje/ladenblok op wieltjes). Een heel enkele keer neem ik een Ipad mee. Die moet ik achter slot en grendel op kunnen bergen, evenals mijn privé mobiele telefoon. Ook al werken we hier op een “gesloten” afdeling: je moet nog steeds voorzichtig zijn met je persoonlijke eigendommen. Ook heb ik op mijn werk wel eens een setje kleren liggen voor als ik op de fiets naar het werk kom. Die spullen wil ik ook straks gewoon weer op kunnen bergen.
- Een eenvoudige documentmap om mijn fysieke inbakje te vervangen.
Een andere vraag die bij mij op komt is: dit is de hardware (laptops, telefoons e.d.). HNW vraagt ook om een andere manier van werken. Je moet het goed plannen. Misschien dat daar door middel van cursussen ook aandacht aan besteed zou kunnen worden.
Tot slot
Al met al denk ik dat ik geen dure klant hoef te zijn voor de organisatie. In het gebouw zullen naarmate HNW meer ingeburgerd raakt, meer en meer aanpassingen gedaan moeten worden.
Wij moeten goed kijken naar de ervaringen die onze collega’s in het andere gebouw op doen en daarvan leren om dingen direct goed te doen. Vervolgens zullen we de vinger goed aan de pols moeten blijven houden om te zien of bijsturing noodzakelijk is. Mijn indruk is dat dit in het andere gebouw goed geregeld is: hier wordt door middel van enquetes, evaluaties en onderzoeken gemonitord wat de problemen zijn. Naar aanleiding daarvan wordt gezocht naar concrete oplossingen (een aangepaste bureaustoel, beeldschermen op iedere werkplek) zonder concessies te doen aan het concept en zonder uitzonderingen te maken.
